Waarom kiezen voor prioriteiten je sneller vooruit brengt dan alles doen

Natuurlijk wil je alles doen. En ik vind het altijd prachtig iemand te zien die er helemaal voor gaat zijn of haar klanten helemaal blij te maken. Mensen die alles uit hun leven willen halen inspireren mij.

En weten wat de minimale verwachting is kan je er juist bij helpen.

Vilfredo Pareto was een Italiaanse onderzoeker die tot een bijzondere ontdekking kwam. Het is nu bekend als het Pareto principe en het blijkt op heel veel gebieden van toepassing te zijn. Volgens mij ook voor jouw plannen. Het betekent dat 80% van je resultaat komt door 20% van de moeite die je erin hebt gestoken.

Kijk even terug naar alle dingen die je de afgelopen week voor je bedrijf hebt gedaan. Niet alles heeft een even groot effect op je jaarlijkse omzet, toch? Sommige zijn van meer invloed dan andere.

Het identificeren van je prioriteiten helpt je te herkennen wat de 20% kan zijn die voor 80% van het resultaat verantwoordelijk is.

Als je kijkt naar hoeveel dingen je graag zou willen doen, wat je nu eigenlijk allemaal moet doen en dan nog al de ideeën die je in de komende maanden gaat hebben … is het handig even op een rustig moment beslissingen te nemen: wat is nou echt belangrijk?

De meeste ZZP’ers die ik ken die last hebben van teveel ideeën, hebben moeite met de vraag wat nou echt belangrijk is – de vraag naar de minimale verwachting kan hen daarbij helpen.

Als ieder moment iets nieuws ECHT belangrijk is – hoe goed weet je dan wat écht belangrijk is? Hoeveel tijd, energie en aandacht verspil je aan al die dingen die er niet toe doen? Hoe lang wil je daar nog mee doorgaan?

In mijn optiek kan de vraag naar die minimale verwachting je juist helpen hogere ambities te halen.

Waarom je je bewust moet zijn van jouw prioriteiten?

Gregory McKeown geeft in zijn boek “Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less” (een echte aanrader) een duidelijk voorbeeld wat de impact van onduidelijke prioriteiten kan zijn.

Hij vertelt hoe hij moest beslissen of hij nou bij zijn vrouw in het ziekenhuis zou blijven om de bevalling van hun kind mee te maken of naar een zakelijk meeting zou gaan. Op het moment dat hij die beslissing moest maken had hij nog niet eens ja gezegd tegen de zakelijke meeting. Hem werd gewoon gevraagd of hij naar die meeting wilde komen.

Hij zei ja. Hij was bij de zakelijke afspraak. En hij miste de bevalling van zijn dochter.

Dit is dus een duidelijk voorbeeld van onvoldoende bewust zijn van je prioriteiten.

Als je weet wat belangrijk voor je is kun je meer projecten in minder tijd afwerken. Als je weet wat per project prioriteit heeft kun je ervoor kiezen alleen dat te doen. Je mag altijd meer werken dan dat en daar kun je dan later nog voor kiezen.

Je weet wanneer je op wat moet focussen. Tijdens het werken zijn we vaak zo bezig met wat we doen, dat we uit het oog verliezen wanneer iets goed genoeg is. Als je dat van te voren bepaald hebt scheelt dat weer.

Je kunt makkelijker ja of nee zeggen. Want voor jou is duidelijk waar het echt om gaat. Kansen of ideeën die zomaar langs komen kunnen je niet zo makkelijk van je pad aftrekken want jij weet precies waar het nu om gaat.

Als Gregory McKeown zijn prioriteiten duidelijker op een rijtje had gehad, dan had hij misschien andere keuzes gemaakt.

Welke planningssoftware moet ik gebruiken?

Zucht. Je weet niet hoe vaak mij dit gevraagd wordt.

Ik geloof dat je pas klaar bent voor het gebruik van specifieke planningssoftware als je deze vraag zelf kunt beantwoorden.

Welke software bij jou past hangt vooral van jou en je voorkeuren af. En die ken ik niet.

Je vraagt mij toch ook niet welke auto je moet kopen. Of waar je met vakantie naar toe moet gaan. Dat weet je zelf het beste, toch?

Persoonlijk gebruik ik graag bestanden waar ik teksten in kan schrijven. Sommige houden meer van bestanden waar ze witte vakjes en overzicht hebben, zoals in Excel. En anderen houden meer van mindmaps.

Je kunt dit ook opnemen in de vragen, wat bevalt je niet en wat wel aan je manier van plannen?

  • Wil je misschien meer overzicht?
  • Wil je met kleuren werken voor je planning?
  • Wil je vooral overal toegang hebben tot je planning?

Als je echt niet verder komt kun je het boek “Time management the inside out”  van Julie Morgenstern raadplegen. Het geeft uitleg over welke mensen voorkeur hebben voor welk type planners.

Maar ik blijf erbij dat je dat waarschijnlijk zelf het beste weet.

Foekepot – of hoe je je brein het zware werk laat doen

Het was een heel gewone dag in het bedrijfsverzamelgebouw waar ik mijn kantoor heb. Ik zat te lunchen met de buren, alle twee trainingsacteurs. Het was een heel gezellige lunch, want het zijn ook heel gezellige buren.

Tot op het moment dat het fout ging.

Het is een lang verhaal hoe we daarop kwamen maar op gegeven moment vertelde ik in een bijzin dat er volgens mij weinig woorden met ‘F’ als eerste letter in het Nederlands zijn.

Het gezellige gesprek was stuk. Ik hoorde alleen nog woorden met een F. Ze hebben me later verteld dat ze de hele middag nog woorden met een F aan elkaar vertelden.

Later op die dag heb ik een vriendin over de lunch en de weinige woorden met F verteld en zo kwam ik voor het eerst in mijn meer dan tien jaar in Nederland in aanraking met het woord foekepot, dus je kunt niet zeggen dat het mij niets opgeleverd heeft.

En als jij vandaag nog alleen aan Nederlandse worden met een F denkt dan is dat goed nieuws.

Je brein houdt van problemen. Blijkbaar is het krokodillenbrein in ons de hele tijd bezig de buurt op problemen aan het te scannen en om ze dan te willen oplossen.

Je wilt dit natuurlijk voor je laten werken. Want alleen maar aan woorden met F denken levert dan ook weer niet zoveel op.

Het is wel een kwestie van de  juiste maat van een probleem te vinden, het mag niet te groot en niet te klein zijn. Je brein moet erop kunnen focussen (ook een woord met F trouwens). En het moet belangrijk voor je zijn.

De twee vragen (wat bevalt mij niet, wat bevalt mij wel aan mijn plan) voldoen aan deze criteria.

De vraag “wat bevalt mij niet?” zorgt ervoor dat je je problemen duidelijk krijgt.

Als het probleem duidelijk is, kun je niet anders dan het te willen oplossen. (Ik zeg alleen foekepot).

De vraag “wat bevalt mij wel” is ook belangrijk. Je weet dan wat je zeker moet behouden. Anders kan het zijn dat je zo in de focus en enthousiasme over je nieuwe oplossing komt dat je ideeën en projecten schrapt die goed voor je zijn.

Dit kun je toepassen op je langetermijnplanning. Een plan moet duidelijk genoeg zijn zodat je brein een duidelijk genoeg probleem door krijgt. Als ik je bijvoorbeeld zou uitdagen dat de Nederlandse taal niet veel woorden heeft dan is dat een redelijke saaie uitdaging. Niet veel woorden met een F is gewoon specifiek en uitdagend genoeg dat je het heel moeilijk kunt weerstaan.

Dus, even samenvatten. Je krokodillenbrein is toch de hele tijd op zoek naar problemen die het kan oplossen. Stuur het dan de juiste kant op. Vraag jezelf af, wat je niet aan je lange termijn planning bevalt. Als je dat weet heb je een probleem van precies de juiste maat. Over een aantal dagen heb je vast een deel-oplossing. Dan begint het spel opnieuw.

Waarom je de beste feedback alleen op opgeschreven plannen krijgt?

Als ik je vraag wat 23 + 14 is kun je dit waarschijnlijk gewoon even uitrekenen.

Als ik je vraag wat 28462 + 84329 is, is dat al lastiger om in je hoofd uit te rekenen.

Je brein heeft plek nodig om de getallen op te slaan en het heeft rekenkracht nodig om het resultaat te leveren.

Dit is het brein dat je ook voor feedback op je plannen gebruikt. Hoe meer informatie verwerkt moet worden hoe meer baat je hebt bij het vrijmaken van rekencapaciteit.

Je jaarplanning is een grote rekensom. Alleen is het wat ingewikkelder omdat er verbanden tussen de ideeën en projecten zijn die niet altijd duidelijk gespecificeerd zijn.

Waarom gebruiken we papier of een extern geheugen bij het maken van grote rekensommen:

  • We kunnen op de details focussen
  • We vinden ons resultaat betrouwbaarder
  • Het gaat sneller

Hetzelfde is het geval voor je jaarplanning. Als je die op papier schrijft of in een elektronisch bestand zet kun je makkelijker op details focussen. Je vind je plan betrouwbaarder. En je komt sneller bij een plan dat je blij maakt.

Dus, even samenvatten. Ons brein lijkt beperkt plek te hebben. Als we veel moeten onthouden kunnen we minder met die informatie doen. Tenzij we het op papier schrijven.

Als het voor ons ligt kunnen we weer iets met al die informatie. Pas deze truc toe op je jaarplanning. Hou je jaarplan buiten je hoofd.

Hoe je gebruik maakt van ‘de magie van de nacht’.

Ja, ik geef het toe, ik vind ‘magie van de nacht’ gewoon een leuke kreet 🙂 en makkelijk te onthouden.

Het werkt zo.

Er is ooit onderzoek gedaan naar welke beslissingen het beste zijn. Het ging om grote- en kleine beslissingen.

Een grote beslissingen is bijvoorbeeld het kopen van een huis, een kleine beslissing het kopen van nieuwe theedoeken.

En wat is nou ‘de magie van de nacht’?

Zoals het voor wetenschappers gebruikelijk is om te doen, hebben ze een aantal mensen een aantal verschillende beslissingen laten nemen. Een aantal mensen hebben beslissingen genomen over het kopen van een huis en een aantal mensen hebben beslissingen genomen over het kopen van theedoeken.
Maar dat was niet het enige verschil.

Sommige mensen moesten die beslissing gelijk nemen. Sommige kregen tijd om extra informatie te verzamelen en dan meteen een beslissing te nemen. En sommige kregen tijd om extra informatie te verzamelen en een aantal dagen later pas een beslissing te nemen. Deze laatste groep van mensen had dus het voordeel van wat ik ‘de magie van de nacht’ noem.

Daarna hebben de onderzoekers aan de deelnemers gevraagd hoe blij ze met hun beslissingen waren. En het blijkt dat ‘de magie van de nacht’ wel een rol speelt maar niet altijd.

Het blijkt dat je bij kleine beslissingen zoals theedoeken kopen het beste informatie kunt verzamelen en dan meteen een beslissing kunt nemen. En bij grote beslissingen heb je baat bij de ‘magie van de nacht’ of te wel een aantal dagen erover slapen.

En wat betekent ‘de magie van de nacht’ voor je het maken van plannen?

Nou, een lange termijn plan kan ook een grote beslissing zijn. Dan is het handig dat je een plan maakt en informatie verzamelt. Een manier van informatie verzamelen is jezelf af te vragen wat je niet bevalt en wat je wel bevalt. En een aantal dagen en nachten later is je brein zover je een goed antwoord of een verbetering van je plan te geven.

Soms krijg ik op deze manier duidelijk dat er bepaalde andere informatie is die ik nog moet verzamelen en er dingen zijn die ik nog moet uitrekenen. Dan doe ik dat dus en een aantal dagen later weet ik meer over mijn plan, wat me niet bevalt en wat me wel bevalt.

Dus, even samenvatten. Bij grote beslissingen – zoals het plannen van de volgende 3 maanden of langer – is het handig informatie te verzamelen en er dan een aantal nachten over te slapen. Dat is ‘de magie van de nacht’. Op die manier ben je misschien een aantal dagen en weken met je planning bezig – maar dan heb je er ook het meeste aan.

Waarom het handig is in strategieën te denken?

student-849825_640Toen ik met mijn bedrijf begon moest ik voor een businessplan competitie opschrijven hoeveel geld ik wou verdienen. Ik weet het bedrag niet meer precies maar misschien wou ik per jaar 50000 Euro verdienen.

Ik dacht, nou dan moet ik dus:

  • 5 keer een product van 10.000 Euro verkopen. Of
  • 50 keer een product van 1000 Euro. Of
  • 500 keer een product van 100 Euro. Of
  • … je snapt het verhaal.

Dat werkt voor mij niet.

tai-chi-1678125_640De beste uitleg waarom deze manier van denken niet werkt en welke wel komt van Daniel Pink. In zijn Ted Talk legt hij heel overtuigend uit waarom mensen niet echt door geld gemotiveerd kunnen worden. Maar wel door vakmanschap.

Ik heb hetzelfde met het schrijven van mijn boek ervaren. Op gegeven moment was ik bij een seminar over het schrijven van een boek (ik hou van seminars, niets aan te doen :-)). Dus vanaf dat moment stond het schrijven van een boek op mijn projectenlijst. En al die commerciële redenen om een boek te schrijven spraken me aan: meer geld verdienen, mooiere vakanties vieren, meer tijd voor wat ik echt leuk vind. Maar dat was niet wat echt vaart achter dit project gezet heeft.

De vaart achter dit boekproject kwam door het lezen van het boek “Badasss – Making users awesome” van Kathy Sierra (kijk hier voor een video van haar). Ik vind dit zo gaaf en inspirerend. Voor mij bevat het een soort waarheid en ik word gewoon blij als ik eraan denk. Ik ken heel weinig mensen die het leerproces zo goed snappen en zo helder kunnen uitleggen als Kathy Sierra. Ik ben onwijze Kathy Sierra fan. (Hier nog eens de link naar haar video – je gaat je brein op een heel nieuwe manier leren kennen).

Toen ik haar boek las kwam in mij de wens op om ook een soort Kathy-Sierra boek te schrijven. vegetable-juices-1725835_640Dus het boek project veranderde van “boek schrijven” naar “boek schrijven Kathy Sierra” style. Dat mijn doelgroep niet perfect gedefinieerd is en ik niet echt superblij met mijn manier van schrijven ben – dat maakte allemaal niet meer uit. Een Kathy Sierra – achtig boek te schrijven sprak – als ik Daniel Pink goed begrijp – mijn vakmanschap aan. Het geeft me een energie zoals weinig andere dingen.

Dus, zul je begrijpen waarom ik voorstel dat ik je van harte aanbeveel een strategie te kiezen die je financiële doelen steunt EN je vakmanschap laat stromen. Ik ben nu in de Kathy-Sierra fase. In welke fase ben jij?

Waarom ik 40 uur besteed aan iets nieuws leren

freerider-498473_640Het is gebleken dat het ongeveer 40 uur duurt voordat je redelijk op niveau bent voor een vaardigheid. Je herkent dat misschien als je terugdenkt aan hoeveel uur je nodig had om auto te leren rijden. Of om te skiën. Of om een taal te leren.

Omdat ik het moe was niet echt vooruit te komen gaf ik mezelf afgelopen jaar meer tijd om grondiger te leren.

Ik gaf mezelf 40 uur de tijd om social media voor mijzelf werkend te krijgen. Ik doe niet alles wat ik zou kunnen doen maar aan de andere kant heb ik wel een fundament dat zo stevig is dat niet iedere social media tip die zomaar langs komt mij van mijn pad aftrekt. Ik heb ook 40 uur besteed aan mijn doelgroep duidelijker te krijgen en ik heb 40 uur besteed aan het leren verkopen.

Ik ben heel erg blij met de vooruitgang op die bored-16811_640gebieden. Tegelijkertijd weet ik ook duidelijk dat er nog veel te verbeteren valt. Ik heb wel vastgesteld dat ik na 40 uur moe werd van het onderwerp en behoefte had aan iets anders.

Dus zo te zien werken die 40 uur heel goed voor mij. Ik kom vooruit en ik geef ook toe aan mijn behoefte aan afwisseling.

Om op de 40 uur te komen werk ik een uur per werkdag aan het onderwerp. Als ik dat dan acht weken of twee maanden lang doe kom ik op 40 uur.

Dus, even samenvatten, we kunnen allemaalasian-cuisine-1850233_640 meer en het leven voor onszelf makkelijker maken. Dat houdt in dat je je even op de nieuwe vaardigheid focust.

Als je niet weet hoe lang dat voor jou duurt reken dan met 40 uur. Een manier is om elke werkdag 1 uur aan het leren van vaardigheden te besteden, dan heb je in twee maanden een nieuwe vaardigheid erbij.

Waarom het handig is terug te kijken

Tijdens mijn vakantie de afgelopen model-1682960_640weken, kon ik niet anders dan over het afgelopen jaar nadenken. Ik keek gewoon terug en vroeg mezelf af wat mijn doelen waren, in hoeverre ik ze heb bereikt en wat ik ervan heb geleerd.

Het kost tijd om terug te kijken, waarom doe ik dat dan?

Het belang van terugkijken heb ik van Leonie Dawson geleerd. Ze is een hippy en kunstenares die wel een multi-miljoen dollar bedrijf opgezet heeft. Als gevolg daarvan heeft ze nu de vrijheid zoveel tijd te besteden aan hippy en kunstenares zijn als ze zelf wil. Ze werkt 25 uur ensoms minder per week. Dat spreekt me heel erg aan.

Leonie vertelt dat uit onderzoek in de VS over, doelen stellen en erop terugkijken, is gebleken dat:

80% van de volwassenen hebben geen doelen
16% van de volwassenen hebben wel doelen maar schrijven ze niet op
3% van de volwassenen hebben doelen en schrijven ze op
1% van de volwassenen hebben doelen, schrijven ze op en kijken er regelmatig naar om te checken in hoeverre ze op koers liggen en wat ze aan hun koers kunnen verbeteren.

tourism-1213802_640Deze 1% behoren tot de meest succesvolle mensen uit de studie. Gewoon door regelmatig terug te kijken.

Succes betekent voor mij dat ik vooral die dingen doe die ik graag wil doen. En hoe leuk mijn freelance opdrachten ook zijn ik zou liever 100% van mijn tijd bezig zijn met ZZP’ers met te veel ideeën helpen om focus en vreugde te krijgen. Dus is het dat voor mij wel waard om regelmatig terug te kijken.

Aan het eind van het jaar neem ik even grondig de tijd om mijn doelen langs te gaan. En dan heb ik nog een wekelijks gesprek met twee andere ZZP’ers om elkaar scherp te houden. Deze wekelijkse afspraak zou je als een kleine terugblik kunnen zien.bubble-19329_640

Als je zelf even van je verleden wilt leren, dan kun je deze vragen aan jezelf stellen:

Wat wou ik bereiken?
Wat ging niet goed?
Wat ging wel goed?

Dus, even samengevat, het is handig om eens in de zoveel tijd terug te kijken omdat je dan tot de 1% meest succesvolle mensen kunt behoren. En succes kan betekenen maar 25 uur per week te werken. Terugkijken is niet moeilijk, je beantwoordt gewoon de 3 vragen, wat wou ik bereiken, wat ging niet goed en wat ging wel goed.

Feedback – het magische ingrediënt voor een stappenplan die werkt

Tolstoj schrijft dat alle gelukkige families op elkaar lijken. En alle ongelukkige families zijn ongelukkig op hun eigen manier.

Hetzelfde met stappenplannen.

Stappenplannen die niet werken, kunnen op verschillende manieren niet werken (meer daarover in mijn laatste artikel).

Stappenplannen die werken, hebben allen een magisch ingrediënt, en dat is feedback.

Wat bedoel ik met feedback?

Vroeger, in een wereld zonder navigatiesystemen, waren er mensen die heel goed de weg konden uitleggen. Ze zeiden dingen zoals: je weet dat je op de goede weg zit als je langs een tankstation komt. Of langs een heel groot, of heel klein gebouw komt. Of wat dan ook.

fuel-1596622_640Mensen hebben het gewoon nodig te weten dat ze op de goede weg zitten. Zeker op onbekend terrein. Kijk maar naar jezelf en hoe vaak je op je navigatie kijkt – gewoon ter geruststelling. Je hebt feedback nodig – ook als je het goed doet.

Waarom is feedback zo belangrijk?

Zonder feedback verspillen we energie. We zijn onzeker, we kunnen ons niet meer concentreren op wat er eigenlijk toe doet. We zoeken feedback en geruststelling. Dat is gewoon intelligentie. Je wilt weten dat de energie die je ergens in stopt niet tevergeefs is.

We zijn een makkelijke prooi voor iedereen die ons een stappenplan belooft, dat “exact” vertelt wat we moeten doen.” En dat is een probleem want het klinkt zo aanlokkelijk. Maar zonder feedback tijdens de weg raken we de weg kwijt. We moeten weten dat we naar tankstations en kleine of grote gebouwen moeten uitkijken om de geruststelling te hebben dat we onze energie niet verspillen.

De natuur weet dat ook, want feedback dat de laatste stap die je gezet hebt je naar je doel leidt heb je nodig om in de flow te komen. En flow is een toestand van ultiem geluk en hoogstsuperbike-930715_640e productiviteit. Dus waar moet je op letten bij feedback?

Snelle feedback

Het belangrijkste is dat feedback snel komt. Als je te lang energie in iets stopt zonder te weten dat je goed bezig bent begint je brein met denken en twijfelen en dan gebeurt het zomaar dat je met dat stappenplan stopt. Je wilt het liefst na iedere stap te weten krijgen dat je goed bezig bent.

Kijk bij een stappenplan of die jou indicatie geeft dat je goed op weg bent. Je kunt ook heel precies vragen: hoe weet ik binnen een dag dat ik iets goed heb gedaan? In mijn email coaching is de feedback dat de ene email na de andere uit de inbox verdwijnt. Het eindresultaat van rust in het hoofd en een lege inbox is misschien nog niet gehaald, maar er is onmiddellijke feedback dat het de goede kant op gaat.

Feedback of je de juiste richting opgaat

Je wilt het liefst ook feedback dat aangeeft wanneer je moet bijsturen. Stel je doorloopt een stappenplan om een goede sales pitch te houden. Waar moet je tijdens het gesprek op letten om bij te sturen? Als iemand je dat niet vertelt nemen ze niet mee dat je een weldenkend mens bent die dingen soms zus en soms zo doet. Het is normaal voor mensen om uit te proberen, hoe moet je dan weten dat je op de goede weg bent?

De navigatiesystemen van tegenwoordig doen dat geweldig. Als je niet op het juiste moment bent afgeslagen laten ze het jou direct weten en ze laten je weten hoe je kunt bijsturen. In mijn email coaching gaan we ook in op moeilijke mails. Daar geef ik je dan meer instructie voor. Dus als een deelnemer dan moeilijk vooruit komt, stuur ik even bij.

Duidelijke prioriteit

Deze maakt me soms heel erg triest. Er zijn fantastische boeken en podcasts en cursussen … zoveel geweldige kennis. En dan overspoelen ze menslighthouse-93487_640en met stappenplannen, tips en tricks. Vaak kan dat dan weer tot een probleem in de afstemming tussen ons brein en onze taken lijden.

Als een stappenplan of een podcast of een seminar of een boek je veel tips en tricks geeft zonder te vertellen waar je moet beginnen … wat heb je daar dan aan? Je had ook kunnen googlen om aan een hoeveelheid tips en tricks te komen.

Het navigatiesysteem geeft weer een goed voorbeeld. Het geeft duidelijk aan wat nu de prioriteit is. Nu links, en een stuk verderop rechts. Lekker duidelijk.

Voor mij is dat ook een test of iemand kennis op een toegankelijke manier kan presenteren. Of er nou duidelijk gezegd wordt, waar het om gaat en wat de eerste stap is. Een heel goed voorbeeld is de podcasts van Sean D’Souza. Hij geeft aan het eind altijd aan wat die ene stap is die je vandaag zou kunnen doen. Je krijgt snel feedback – je kunt het in ieder geval in een dag doen, en de prioriteiten zijn duidelijk. Sean geeft ook altijd bijzonder duidelijke uitleg zodat je jezelf een beeld kunt vormen in hoeverre je de goede kant op gaat.

Dus, wat je vandaag kunt doen: kijk naar een stappenplan waar je nu mee bezig bent. Wat geeft jou feedback zodat je weet dat je goed bezig bent?

Even samenvatten, goede stappenplannen geven aan hoe je weet dat je goed op weg bent. Idealiter krijg je onmiddellijk feedback. De feedback geeft informatie hoe je zou moeten bijsturen. En als er meerdere stappen zijn is het duidelijk welke prioriteit heeft.