Waarom je de beste feedback alleen op opgeschreven plannen krijgt?

Als ik je vraag wat 23 + 14 is kun je dit waarschijnlijk gewoon even uitrekenen.

Als ik je vraag wat 28462 + 84329 is, is dat al lastiger om in je hoofd uit te rekenen.

Je brein heeft plek nodig om de getallen op te slaan en het heeft rekenkracht nodig om het resultaat te leveren.

Dit is het brein dat je ook voor feedback op je plannen gebruikt. Hoe meer informatie verwerkt moet worden hoe meer baat je hebt bij het vrijmaken van rekencapaciteit.

Je jaarplanning is een grote rekensom. Alleen is het wat ingewikkelder omdat er verbanden tussen de ideeën en projecten zijn die niet altijd duidelijk gespecificeerd zijn.

Waarom gebruiken we papier of een extern geheugen bij het maken van grote rekensommen:

  • We kunnen op de details focussen
  • We vinden ons resultaat betrouwbaarder
  • Het gaat sneller

Hetzelfde is het geval voor je jaarplanning. Als je die op papier schrijft of in een elektronisch bestand zet kun je makkelijker op details focussen. Je vind je plan betrouwbaarder. En je komt sneller bij een plan dat je blij maakt.

Dus, even samenvatten. Ons brein lijkt beperkt plek te hebben. Als we veel moeten onthouden kunnen we minder met die informatie doen. Tenzij we het op papier schrijven.

Als het voor ons ligt kunnen we weer iets met al die informatie. Pas deze truc toe op je jaarplanning. Hou je jaarplan buiten je hoofd.

Hoe je gebruik maakt van ‘de magie van de nacht’.

Ja, ik geef het toe, ik vind ‘magie van de nacht’ gewoon een leuke kreet 🙂 en makkelijk te onthouden.

Het werkt zo.

Er is ooit onderzoek gedaan naar welke beslissingen het beste zijn. Het ging om grote- en kleine beslissingen.

Een grote beslissingen is bijvoorbeeld het kopen van een huis, een kleine beslissing het kopen van nieuwe theedoeken.

En wat is nou ‘de magie van de nacht’?

Zoals het voor wetenschappers gebruikelijk is om te doen, hebben ze een aantal mensen een aantal verschillende beslissingen laten nemen. Een aantal mensen hebben beslissingen genomen over het kopen van een huis en een aantal mensen hebben beslissingen genomen over het kopen van theedoeken.
Maar dat was niet het enige verschil.

Sommige mensen moesten die beslissing gelijk nemen. Sommige kregen tijd om extra informatie te verzamelen en dan meteen een beslissing te nemen. En sommige kregen tijd om extra informatie te verzamelen en een aantal dagen later pas een beslissing te nemen. Deze laatste groep van mensen had dus het voordeel van wat ik ‘de magie van de nacht’ noem.

Daarna hebben de onderzoekers aan de deelnemers gevraagd hoe blij ze met hun beslissingen waren. En het blijkt dat ‘de magie van de nacht’ wel een rol speelt maar niet altijd.

Het blijkt dat je bij kleine beslissingen zoals theedoeken kopen het beste informatie kunt verzamelen en dan meteen een beslissing kunt nemen. En bij grote beslissingen heb je baat bij de ‘magie van de nacht’ of te wel een aantal dagen erover slapen.

En wat betekent ‘de magie van de nacht’ voor je het maken van plannen?

Nou, een lange termijn plan kan ook een grote beslissing zijn. Dan is het handig dat je een plan maakt en informatie verzamelt. Een manier van informatie verzamelen is jezelf af te vragen wat je niet bevalt en wat je wel bevalt. En een aantal dagen en nachten later is je brein zover je een goed antwoord of een verbetering van je plan te geven.

Soms krijg ik op deze manier duidelijk dat er bepaalde andere informatie is die ik nog moet verzamelen en er dingen zijn die ik nog moet uitrekenen. Dan doe ik dat dus en een aantal dagen later weet ik meer over mijn plan, wat me niet bevalt en wat me wel bevalt.

Dus, even samenvatten. Bij grote beslissingen – zoals het plannen van de volgende 3 maanden of langer – is het handig informatie te verzamelen en er dan een aantal nachten over te slapen. Dat is ‘de magie van de nacht’. Op die manier ben je misschien een aantal dagen en weken met je planning bezig – maar dan heb je er ook het meeste aan.

Waarom het handig is in strategieën te denken?

student-849825_640Toen ik met mijn bedrijf begon moest ik voor een businessplan competitie opschrijven hoeveel geld ik wou verdienen. Ik weet het bedrag niet meer precies maar misschien wou ik per jaar 50000 Euro verdienen.

Ik dacht, nou dan moet ik dus:

  • 5 keer een product van 10.000 Euro verkopen. Of
  • 50 keer een product van 1000 Euro. Of
  • 500 keer een product van 100 Euro. Of
  • … je snapt het verhaal.

Dat werkt voor mij niet.

tai-chi-1678125_640De beste uitleg waarom deze manier van denken niet werkt en welke wel komt van Daniel Pink. In zijn Ted Talk legt hij heel overtuigend uit waarom mensen niet echt door geld gemotiveerd kunnen worden. Maar wel door vakmanschap.

Ik heb hetzelfde met het schrijven van mijn boek ervaren. Op gegeven moment was ik bij een seminar over het schrijven van een boek (ik hou van seminars, niets aan te doen :-)). Dus vanaf dat moment stond het schrijven van een boek op mijn projectenlijst. En al die commerciële redenen om een boek te schrijven spraken me aan: meer geld verdienen, mooiere vakanties vieren, meer tijd voor wat ik echt leuk vind. Maar dat was niet wat echt vaart achter dit project gezet heeft.

De vaart achter dit boekproject kwam door het lezen van het boek “Badasss – Making users awesome” van Kathy Sierra (kijk hier voor een video van haar). Ik vind dit zo gaaf en inspirerend. Voor mij bevat het een soort waarheid en ik word gewoon blij als ik eraan denk. Ik ken heel weinig mensen die het leerproces zo goed snappen en zo helder kunnen uitleggen als Kathy Sierra. Ik ben onwijze Kathy Sierra fan. (Hier nog eens de link naar haar video – je gaat je brein op een heel nieuwe manier leren kennen).

Toen ik haar boek las kwam in mij de wens op om ook een soort Kathy-Sierra boek te schrijven. vegetable-juices-1725835_640Dus het boek project veranderde van “boek schrijven” naar “boek schrijven Kathy Sierra” style. Dat mijn doelgroep niet perfect gedefinieerd is en ik niet echt superblij met mijn manier van schrijven ben – dat maakte allemaal niet meer uit. Een Kathy Sierra – achtig boek te schrijven sprak – als ik Daniel Pink goed begrijp – mijn vakmanschap aan. Het geeft me een energie zoals weinig andere dingen.

Dus, zul je begrijpen waarom ik voorstel dat ik je van harte aanbeveel een strategie te kiezen die je financiële doelen steunt EN je vakmanschap laat stromen. Ik ben nu in de Kathy-Sierra fase. In welke fase ben jij?

Waarom ik 40 uur besteed aan iets nieuws leren

freerider-498473_640Het is gebleken dat het ongeveer 40 uur duurt voordat je redelijk op niveau bent voor een vaardigheid. Je herkent dat misschien als je terugdenkt aan hoeveel uur je nodig had om auto te leren rijden. Of om te skiën. Of om een taal te leren.

Omdat ik het moe was niet echt vooruit te komen gaf ik mezelf afgelopen jaar meer tijd om grondiger te leren.

Ik gaf mezelf 40 uur de tijd om social media voor mijzelf werkend te krijgen. Ik doe niet alles wat ik zou kunnen doen maar aan de andere kant heb ik wel een fundament dat zo stevig is dat niet iedere social media tip die zomaar langs komt mij van mijn pad aftrekt. Ik heb ook 40 uur besteed aan mijn doelgroep duidelijker te krijgen en ik heb 40 uur besteed aan het leren verkopen.

Ik ben heel erg blij met de vooruitgang op die bored-16811_640gebieden. Tegelijkertijd weet ik ook duidelijk dat er nog veel te verbeteren valt. Ik heb wel vastgesteld dat ik na 40 uur moe werd van het onderwerp en behoefte had aan iets anders.

Dus zo te zien werken die 40 uur heel goed voor mij. Ik kom vooruit en ik geef ook toe aan mijn behoefte aan afwisseling.

Om op de 40 uur te komen werk ik een uur per werkdag aan het onderwerp. Als ik dat dan acht weken of twee maanden lang doe kom ik op 40 uur.

Dus, even samenvatten, we kunnen allemaalasian-cuisine-1850233_640 meer en het leven voor onszelf makkelijker maken. Dat houdt in dat je je even op de nieuwe vaardigheid focust.

Als je niet weet hoe lang dat voor jou duurt reken dan met 40 uur. Een manier is om elke werkdag 1 uur aan het leren van vaardigheden te besteden, dan heb je in twee maanden een nieuwe vaardigheid erbij.

Waarom het handig is terug te kijken

Tijdens mijn vakantie de afgelopen model-1682960_640weken, kon ik niet anders dan over het afgelopen jaar nadenken. Ik keek gewoon terug en vroeg mezelf af wat mijn doelen waren, in hoeverre ik ze heb bereikt en wat ik ervan heb geleerd.

Het kost tijd om terug te kijken, waarom doe ik dat dan?

Het belang van terugkijken heb ik van Leonie Dawson geleerd. Ze is een hippy en kunstenares die wel een multi-miljoen dollar bedrijf opgezet heeft. Als gevolg daarvan heeft ze nu de vrijheid zoveel tijd te besteden aan hippy en kunstenares zijn als ze zelf wil. Ze werkt 25 uur ensoms minder per week. Dat spreekt me heel erg aan.

Leonie vertelt dat uit onderzoek in de VS over, doelen stellen en erop terugkijken, is gebleken dat:

80% van de volwassenen hebben geen doelen
16% van de volwassenen hebben wel doelen maar schrijven ze niet op
3% van de volwassenen hebben doelen en schrijven ze op
1% van de volwassenen hebben doelen, schrijven ze op en kijken er regelmatig naar om te checken in hoeverre ze op koers liggen en wat ze aan hun koers kunnen verbeteren.

tourism-1213802_640Deze 1% behoren tot de meest succesvolle mensen uit de studie. Gewoon door regelmatig terug te kijken.

Succes betekent voor mij dat ik vooral die dingen doe die ik graag wil doen. En hoe leuk mijn freelance opdrachten ook zijn ik zou liever 100% van mijn tijd bezig zijn met ZZP’ers met te veel ideeën helpen om focus en vreugde te krijgen. Dus is het dat voor mij wel waard om regelmatig terug te kijken.

Aan het eind van het jaar neem ik even grondig de tijd om mijn doelen langs te gaan. En dan heb ik nog een wekelijks gesprek met twee andere ZZP’ers om elkaar scherp te houden. Deze wekelijkse afspraak zou je als een kleine terugblik kunnen zien.bubble-19329_640

Als je zelf even van je verleden wilt leren, dan kun je deze vragen aan jezelf stellen:

Wat wou ik bereiken?
Wat ging niet goed?
Wat ging wel goed?

Dus, even samengevat, het is handig om eens in de zoveel tijd terug te kijken omdat je dan tot de 1% meest succesvolle mensen kunt behoren. En succes kan betekenen maar 25 uur per week te werken. Terugkijken is niet moeilijk, je beantwoordt gewoon de 3 vragen, wat wou ik bereiken, wat ging niet goed en wat ging wel goed.

Feedback – het magische ingrediënt voor een stappenplan die werkt

Tolstoj schrijft dat alle gelukkige families op elkaar lijken. En alle ongelukkige families zijn ongelukkig op hun eigen manier.

Hetzelfde met stappenplannen.

Stappenplannen die niet werken, kunnen op verschillende manieren niet werken (meer daarover in mijn laatste artikel).

Stappenplannen die werken, hebben allen een magisch ingrediënt, en dat is feedback.

Wat bedoel ik met feedback?

Vroeger, in een wereld zonder navigatiesystemen, waren er mensen die heel goed de weg konden uitleggen. Ze zeiden dingen zoals: je weet dat je op de goede weg zit als je langs een tankstation komt. Of langs een heel groot, of heel klein gebouw komt. Of wat dan ook.

fuel-1596622_640Mensen hebben het gewoon nodig te weten dat ze op de goede weg zitten. Zeker op onbekend terrein. Kijk maar naar jezelf en hoe vaak je op je navigatie kijkt – gewoon ter geruststelling. Je hebt feedback nodig – ook als je het goed doet.

Waarom is feedback zo belangrijk?

Zonder feedback verspillen we energie. We zijn onzeker, we kunnen ons niet meer concentreren op wat er eigenlijk toe doet. We zoeken feedback en geruststelling. Dat is gewoon intelligentie. Je wilt weten dat de energie die je ergens in stopt niet tevergeefs is.

We zijn een makkelijke prooi voor iedereen die ons een stappenplan belooft, dat “exact” vertelt wat we moeten doen.” En dat is een probleem want het klinkt zo aanlokkelijk. Maar zonder feedback tijdens de weg raken we de weg kwijt. We moeten weten dat we naar tankstations en kleine of grote gebouwen moeten uitkijken om de geruststelling te hebben dat we onze energie niet verspillen.

De natuur weet dat ook, want feedback dat de laatste stap die je gezet hebt je naar je doel leidt heb je nodig om in de flow te komen. En flow is een toestand van ultiem geluk en hoogstsuperbike-930715_640e productiviteit. Dus waar moet je op letten bij feedback?

Snelle feedback

Het belangrijkste is dat feedback snel komt. Als je te lang energie in iets stopt zonder te weten dat je goed bezig bent begint je brein met denken en twijfelen en dan gebeurt het zomaar dat je met dat stappenplan stopt. Je wilt het liefst na iedere stap te weten krijgen dat je goed bezig bent.

Kijk bij een stappenplan of die jou indicatie geeft dat je goed op weg bent. Je kunt ook heel precies vragen: hoe weet ik binnen een dag dat ik iets goed heb gedaan? In mijn email coaching is de feedback dat de ene email na de andere uit de inbox verdwijnt. Het eindresultaat van rust in het hoofd en een lege inbox is misschien nog niet gehaald, maar er is onmiddellijke feedback dat het de goede kant op gaat.

Feedback of je de juiste richting opgaat

Je wilt het liefst ook feedback dat aangeeft wanneer je moet bijsturen. Stel je doorloopt een stappenplan om een goede sales pitch te houden. Waar moet je tijdens het gesprek op letten om bij te sturen? Als iemand je dat niet vertelt nemen ze niet mee dat je een weldenkend mens bent die dingen soms zus en soms zo doet. Het is normaal voor mensen om uit te proberen, hoe moet je dan weten dat je op de goede weg bent?

De navigatiesystemen van tegenwoordig doen dat geweldig. Als je niet op het juiste moment bent afgeslagen laten ze het jou direct weten en ze laten je weten hoe je kunt bijsturen. In mijn email coaching gaan we ook in op moeilijke mails. Daar geef ik je dan meer instructie voor. Dus als een deelnemer dan moeilijk vooruit komt, stuur ik even bij.

Duidelijke prioriteit

Deze maakt me soms heel erg triest. Er zijn fantastische boeken en podcasts en cursussen … zoveel geweldige kennis. En dan overspoelen ze menslighthouse-93487_640en met stappenplannen, tips en tricks. Vaak kan dat dan weer tot een probleem in de afstemming tussen ons brein en onze taken lijden.

Als een stappenplan of een podcast of een seminar of een boek je veel tips en tricks geeft zonder te vertellen waar je moet beginnen … wat heb je daar dan aan? Je had ook kunnen googlen om aan een hoeveelheid tips en tricks te komen.

Het navigatiesysteem geeft weer een goed voorbeeld. Het geeft duidelijk aan wat nu de prioriteit is. Nu links, en een stuk verderop rechts. Lekker duidelijk.

Voor mij is dat ook een test of iemand kennis op een toegankelijke manier kan presenteren. Of er nou duidelijk gezegd wordt, waar het om gaat en wat de eerste stap is. Een heel goed voorbeeld is de podcasts van Sean D’Souza. Hij geeft aan het eind altijd aan wat die ene stap is die je vandaag zou kunnen doen. Je krijgt snel feedback – je kunt het in ieder geval in een dag doen, en de prioriteiten zijn duidelijk. Sean geeft ook altijd bijzonder duidelijke uitleg zodat je jezelf een beeld kunt vormen in hoeverre je de goede kant op gaat.

Dus, wat je vandaag kunt doen: kijk naar een stappenplan waar je nu mee bezig bent. Wat geeft jou feedback zodat je weet dat je goed bezig bent?

Even samenvatten, goede stappenplannen geven aan hoe je weet dat je goed op weg bent. Idealiter krijg je onmiddellijk feedback. De feedback geeft informatie hoe je zou moeten bijsturen. En als er meerdere stappen zijn is het duidelijk welke prioriteit heeft.

Waarom stappenplannen vaak niet werken

steps-1081909_640De 7 ingrediënten voor een goede sales pitch. De 3 stappen tot een goede social media aanwezigheid. 3 dingen die succesvolle ondernemers iedere dag doen.

We worden overspoeld door stappenplannen. Ik heb ze ook al de wereld in gezet. Jij misschien ook. In de afgelopen jaren heb ik heel wat stappenplannen langs zien komen, sommige heb ik gekocht, sommige heb ik uitgeprobeerd. En met wisselend succes.

Want niet alle stappenplannen werken.

Wat is het effect van een slecht stappenplan?
Een slecht stappenplan geeft jou het gevoel dat je een sukkel bent. Terwijl dat niet klopt. Een slecht stappenplan geeft jou de illusie van een map, maar eigenlijk klopt die map niet. Een slecht stappenplan geeft jou het gevoel dat succes wel voor anderen mogelijk is – maar blijkbaar niet voor jou.

Het is dus belangrijk dat we weten waarom een stappenplan niet altijd werkt.

puzzle-1746552_640-1Want stappenplannen zijn wel aantrekkelijk. Ons brein vertelt ons vaak dat we iets niet kunnen omdat we niet weten hoe het moet. Soms is dat gewoon een verkapte vorm van perfectionisme. Niets is normaler dan bij wat je ook de doet, de eerste keer wat klungelig te zijn. Een stappenplan lijkt de oplossing.

Dus moet je weten waarom niet alle stappenplannen werken – zodat je weet of het nou de schuld van jou of van het stappenplan is. Om je stappenplan succesvol te maken.

Te veel nadruk op technologie
Het eerste probleem van veel stappenplannen is de nadruk op technologie. Je moet eerst een website, of een social media account, of mooie mails kunnen versturen. Opeens gaat het niet om het menselijke contact maar het opschalen ervan. Als je het niet als persoon durft uit te spreken dat je iets in de aanbieding hebt, dan gaat een mooie mail niet echt helpen.

Als je niet weet wat je wilt met je bedrijf is eindeloos aan je website sleutelen een geweldige manier om te denken dat je iets aan het opbouwen bent – terwijl niemand je kent of leert kennen.

Kijk maar in je volgende gesprek met een ondernemer hoe vaak technologie een obstakel is. Je hoort zinnen zoals: Ik kan het niet omdat [website, social media, technologie …] niet werkt, niet voor mij werkt, te duur voor mij is.

Onvoldoende begrip van de onderliggende samenhang
Bij een slecht stappenplan moet je teveel in één keer goed doen om positief of corrigerende feedback te ontvangen. Dat is zoals iemand zegt dat je meer doelpunten moet scoren om vaker met voetbal te winnen. Of dat Max Verstappen sneller moet rijden om vaker eerste te zijn. Of dat jij meer moet verkopen om meer winst te behalen.

Het klopt, en toch helpt het je niet echt verder. Wat je nodig hebt isfeedback-1213042_640 meer begrip voor dat waar het stappenplan over gaat. Meer detail kennis zodat je het liefst na elke stap feedback krijgt of je wel de juiste richting op gaat. Stel je voor wat er zou gebeuren als je aan je website sleutelt en je krijgt meteen te horen of het wel of niet goed is. Je schrijft één woord en je bankrekening wordt hoger. Als we dat soort feedback zouden krijgen, zou niemand meer tijd verspillen.

Kwaliteit van de feedback is de sleutel voor een goed stappenplan. Daarover in mijn volgende artikel meer. Er is ook nog een hele mysterieuze manier van leren die zonder expliciete uitleg van de onderliggende samenhang uitkomt.

Onvoldoende voorbeelden
We worden beter als we een goed stappenplan krijgen en die volgen. Maar een manier om beter te worden is gewoon heel erg veel voorbeelden te zien. Gewoon heeeeeeel erg veel.

Ik heb ooit van een meisje in de VS gehoord die haar tennisracket zwaait net zoals Roger Federer. Het blijkt dat haar hele familie Roger Federer fan is en zij in haar leven bizar vaak naar tennis matches van Roger Federer gekeken heeft. In het Engels heet dat perceptual exposure. We leren omdat we zien hoe anderen het doen. Door voorbeelden dus. Dat geeft ons het zogenaamde gevoel voor de vaardigheid.

In mijn mail eliminator coaching geef ik mensen bijvoorbeeld een beetje uitleg en dan gaan we aan de slag hun mail af te werken. Zodat ze heel veel voorbeelden in hele korte tijd zien en ook voelen. De hoeveelheid en variatie aan voorbeelden is ook een reden waarom workshops helpen. Je leert door de fouten en voorbeelden van anderen.

Dus als je terugkijkt naar de stappenplannen die voor je gewerkt hebben en die niet voor je gewerkt hebben, wat valt je op? Mijn voorstel is te kijken in hoeverre ze de elementen van een slecht stappenplan hebben: te veel nadruk op technologie, te weinig begrip voor de onderliggende samenhang, te weinig voorbeelden.


Ik ben benieuwd, welke eigenschappen van slechte stappenplannen herken je? Wat helpt je om toch verder te komen? Als je een reactie achterlaat maak ik graag een afspraak om je stappenplannen te verbeteren (30 min gratis skype coaching).

Een kwestie van afstemming – waarom je inbox je zo vol is.

mailbox-1682944_640Ken je dat gevoel, je hebt een broek die eigenlijk zou moeten passen, maar het lukt niet.

Een probleem van afstemming.

Afstemming is ook de reden waarom je inbox overvol is.

Met een overvolle inbox bedoel ik alles wat je stoort, voor sommige zijn dat meer dan 20 emails, voor andere meer dan 200. Gisteren las ik in de krant dat iemand meer dan 4000 emails had.

Waarom is het belangrijk om het over een overvolle inbox te hebben?

Goed punt. Het is inderdaad niet voor iedereen belangrijk. Zoals een deelnemer in de planningparty zei: “je kunt je toch gewoon emotioneel distantiëren van al die emails. Probleem opgelost.”

Ik kan me niet emotioneel distantiëren van emails. Iedere email is een deel van een relatie van mij. Ik heb een probleem als de contacten met mijn relaties niet goed lopen. Ik vind het verschrikkelijk als er ergens een grote of kleine verplichting is waar ik niet aan voldoe. Bij een inbox van meer dan bijvoorbeeld 4000 emails ben ik bang verplichtingen te zijn vergeten en daar zit ik dan mee.

Sommige emails zijn ook niet echt nuttig op dat moment. Ik heb me bijvoorbeeld voor girl-1581289_640newsletters van veganistische recepten ingeschreven en ook van webwinkels – gewoon omdat ik op de hoogte wil blijven. Ik wil dat er in mijn leven ook plek, ruimte en aandacht is voor lekkere recepten en mooie jurken 🙂

Iedere email representeert op de een of ander manier iets wat belangrijk voor mij is. En als ik te veel emails in mijn inbox heb, heb ik de indruk dat er geen ruimte voor nieuwe projecten is. Dan begin ik me geleefd te voelen. Dat is het erge aan een overvolle inbox.

Waarom afstemming het probleem is

In het vorige artikel heb ik al genoemd dat ik problemen graag vanuit de afstemming tussen taak en technologie bekijk. Dus als je met bepaalde taken bezig bent, welke gedachten heb je in je hoofd en in hoeverre sluit technologie, in dit geval – de inbox – daarbij aan?

Stel je wilt iemand mailen over een bepaald project. Je komt waarschijnlijk afstemmingsprobleem nummer één tegen: in jouw hoofd is het EEN project, EEN persoon of EEN verplichting, maar in je inbox zijn er tientallen zo niet honderden emails over deze ene persoon, het ene project of die ene verplichting. Toen je je inbox opende om iets te communiceren was je nog lekker gefocust, opeens besef je al die andere losse eindjes die niet af zijn. (In een relatie zijn er altijd losse eindjes. Een relatie die af is, is geen relatie meer. Dus: losse eindjes zijn niet echt een probleem). Je inbox suggereert dat er nog zoveel te doen valt: je verliest je focus, je vergeet misschien waarom je de inbox überhaupt opende en je bent hoogstwaarschijnlijk gefrustreerd.

puzzle-1746552_640Ik geloof dat de kern van je frustratie is de afstemming tussen je inbox en je hoofd. Je inbox ordent inhoud op een andere manier dan je hoofd. De inbox komt zo stellig en georganiseerd over, de krachten in je hoofd tellen niet meer mee. Laten we nog verder kijken waar de inbox niet bij ons hoofd past.

Sommige emails vergen verschillende acties. Stel er is een email die drie acties vergt en je doet er twee van. Maar de email kun je nog niet verwijderen, want je wilt hem gebruiken om je aan je derde actie te herinneren. Dus je hebt gewerkt, en je brein wil daar herkenning voor. En de inbox kan je die herkenning niet geven. Wat een onvriendelijkheid van de inbox!

Als je een email tegenkomt die drie duidelijke acties vergt kun je eigenlijk nog van geluk spreken. Veel emails willen wel iets van ons, maar wat dat is, is niet echt duidelijk. Het is dus al werk om te bekijken wat de email nou precies van ons wil. In die inboxen die ik ben tegengekomen is er niet echt een handige manier om een concept of een notities bij een email te plaatsen. Weer verricht je werk en de inbox geeft je geen mogelijkheid de vooruitgang te noteren. Gewoon geen afstemming tussen brein en technologie. En het brein is de dupe. Of heb je ooit een gefrustreerde inbox gezien?

Sommige emails moet je ook eerst even laten bezinken. Je brein weet dan dat het even niets met die email kan – maar de email blijft vaak standaard toch in je inbox. Voor deze laatste zijn er waarschijnlijk steeds meer technische oplossingen – en gebruik je ze al?

Hoe los je dit allemaal op?

Ik kijk graag naar hoe je brein denkt en welke technische steun het nodig heeft? Je kunt jezelf bijvoorbeeld bij een email afvragen voor welke relatie staat deze email? Hoe vaak moet of wil ik aan deze relatie en de verplichting herinnerd worden. En wat is voor mijn brein een handige manier om eraan herinnerd te worden?

 

Dus, even samenvatten. Een inbox is vaak overvol omdat er een afstemmingsprobleem tussen je brein en je inbox is. Ten eerste suggereert een volle inbox dat je geen ruimte voor nieuwe projecten hebt. Ten tweede geeft de inbox geen feedback als je emails maar half afwerkt. Ten deerde geeft je inbox ook geen feedback als je het harde werk gedaan hebt om erachter te komen wat je met bepaalde emails moet. Het is dus tijd om de kern van het probleem op te lossen. En dat begint bij het kijken: wat heeft je brein nodig om gesteund te worden? Hoe vaak wil je brein herinnerd worden? En op welke manier?

 

Ik ben benieuwd. Welke inzicht resoneert het meest met jou? Waar gaat het het meest mis tussen je inbox en jou?

Waarom koop je steeds nieuwe tools om te plannen?

bag-1565402_640Hoe vaak heb je eigenlijk een nieuwe tool om te plannen gekocht ? Bijvoorbeeld een agenda of een app. Het verbaast me steeds dat mensen nieuwe tools om te plannen kopen en er dan toch niets mee doen. Of in ieder geval niet het gewenste.

Wat gebeurt er als je steeds maar nieuwe tools om te plannen koopt?

Het kost je geld, tijd, energie en aandacht en dat is nog niet eens het duurste aspect aan het kopen van een nieuwe tool om te plannen. Het duurste is de aanslag op ons zelfvertrouwen.

Ik dacht vaak dat ik niet goed genoeg of eigenlijk: niet volwassen genoeg. Ik gebruikte de planningstool niet zoals de mensen om mij heen. Het werkte niet voor mij. En het feit dat ik niet eens een planner kon gebruiken was voor mij een reden mij een sukkel te voelen. Zo’n planner kan heel makkelijk ook een martelinstrument worden.

Een nieuwe tool die niet werkt (maar blijkbaar voor veel andere mensen wel) geeft je het gevoel een sukkel te zijn die geen discipline heeft én geen wilskracht én geen visie én al die andere dingen die blijkbaar nodig zijn om als volwassen mens succesvol door het leven te gaan. Dat is nogal een hoge prijs voor een nieuwe planner.

Als jij niet de schuldige bent, wie dan wel?gavel-568417_640
Nou, de planner heeft gewoon ongelijk. Het is als een broek die niet past. Bij broeken weten we ook dat sommige broeken alleen bij sommige mensen passen.

Bij tools om te plannen is dat hetzelfde.

Wat doen die planningstools dan allemaal fout?

Planningstools zijn niet perse fout – alleen voor sommige van ons past ons brein niet bij de tool. Eens kijken wat ik daar precies mee bedoel.

Ten eerste doet die planner alsof je volgende week 168 beschikbare uren hebt. Iedere week heeft 168 uren. Die heb je natuurlijk niet allemaal beschikbaar. Je slaapt misschien iedere nacht een aantal uren. Je kleed je iedere ochtend aan, je ontbijt, je moet nog wat huishoudelijke dingen doen, boodschappen etc. Veel mensen die het proces in mijn rapport “hoe je volgende week meer ideeën uitvoert” gelezen en uitgeprobeerd hebben komen tot de conclusie dat ze tussen de 8 en 20 uur per week ter beschikking hebben voor die dingen die je normaal gesproken in je agenda wilt zetten en plannen. Dus het planningstool liegt als die doet alsof je volgende week 168 vrije uren tot je beschikking hebt. Geen wonder dat je na een tijdje geen contact met de liegende planner wilt hebben, toch?

Verder doet de planner alsof al die 168 uren per week hetzelfde zijn. Oh, is dat zo? Bij mij niet hoor. Maandagochtend tussen 10.00 en 11.00 uur krijg ik meer voor elkaar dan woensdagmiddag tussen 15.00-16.00 uur. Of wat dacht je van vrijdagavond tussen 18.00-19.00 uur, of donderdagochtend tussen 2:00 – 3:00 uur? Je hebt dus helemaal niet zoveel uren ter beschikking als je planner je doet geloven, ze zijn ook niet eens allemaal evenveel waard. Nog een rede de liegende planner uit het raam te gooien.

vail-1732977_640Het derde probleem is de duidelijkheid. Op lange termijn denken we graag als avonturier. Onze plannen op langere termijn gaan over wereldreizen. Op korte termijn denken we als boekhouder en gaat het over de btw aangifte die nog gedaan moet worden, de vuilnis die naar buiten gebracht moet worden, een belangrijk project wat afgerond moet worden en de klant die ons om iets extra´s vroeg.

De kastjes in de agenda´s van tegenwoordig steunen denken als boekhouder. Zo krijgen we misschien bepaalde dingen gedaan, maar de avonturier in ons is er aan het eind van de week niet blij mee. Je wereldreis plannen en al die andere gekke en leuke dingen passen gewoon niet in de 168 witte kastjes van de standaardplanner.

Dus, wat werkt dan wel?

Ja, als de nieuwe planner niet werkt, wat werkt dan wel? Ik geloof dat een planner je wel kan steunen, net zoals sommige broeken een geweldige steun bieden 🙂

En het geheim is jezelf te leren kennen. Wat zijn nou je behoeftes? Hoe denk je na over je toekomst?

Ik geloof in de afstemming tussen taak en technologie. Dat wil zeggen je hebt in je hoofd een bepaald structuur. Sommige mensen kunnen hun taken bijvoorbeeld in een of twee woorden samenvatten. Ik niet. Daar gaat het bij mij als mis bij het gebruik van de kleine kastjes. Een format wat dichter in de buurt komt van het chaos in mijn hoofd is een mindmap. En dan ben ik nog met een aantal andere formats aan het experimenteren. Misschien ga ik hier in de toekomst een product van maken.

Dus, even samenvatten. Je kopt steeds nieuwe planners omdat je behoefte hebt aan steun. Maar de structuur van de planner (168 witte kastjes) past niet bij de structuur in je hoofd. Je hoofd weet dat niet ieder uur volgende week vrij is. Je hoofd weet dat verschillende uren verschillende mogelijkheden hebben. Je hoofd weet dat je dromen hebt die niet direct te vertalen zijn naar een van de 168 witte kastjes.

 

Ik ben benieuwd, welke dingen storen je aan `standaard planners`? Zijn er misschien dingen die jij uitgeprobeerd hebt en die niet voor je werken?

Hoe ik met time management ben begonnen…

bake-1706051_640Ik weet niet wat jij op zondagavond doet … ik kijk het liefst Heel Holland Bakt. En op maandag trakteer ik me soms op de speciale video van de technische opdracht van Heel Holland Bakt te kijken. Heerlijk.

Niet dat ik dat ooit zou doen. Ik zie mezelf echt geen ingewikkelde recepten maken. Maar, wat nou als Janny en Robert mij zouden vertellen hoe zij ooit begonnen zijn, wat waren hun eerste stappen? Als ik dat zou weten, zou ik die misschien wel nemen.

Jij vindt het misschien wel interessant als het gaat over mijn timemanagement. Wat waren mijn eerste stappen?

Want als je deze blog leest, wil je daar blijkbaar meer weten. Timemanagement tools gebruiken om een blijer mens te worden 🙂 … want dat heeft het mij wel opgeleverd. Het is ook belangrijk dat jij een manier hebt om te weten welke tools je moet blijven volgen en welke niet.

Ik was altijd al verslaafd aan timemanagement boeken. Als ik op een luchthaven was moest ik altijd eerst langs de airport-1515448_640boeken en dan het liefst de zelf-hulp boeken. En meestal kon ik het niet laten er eentje te kopen en het dan ook uit te proberen.

Het boek wat het meeste impact op mij heeft gehad, waar ik echt intens gelukkig van ben worden is “Getting Things Done – The stress-free art of productivity” van David Allen. Dus als je één boek wilt lezen, zou ik daarmee beginnen.

Verder laat ik mij door mijn gevoel leiden. Maar niet zomaar een gevoel, maar door mijn enthousiasme. Ik weet nog hoe ik hotel-de-botel niet te beschrijven gelukkig werd toen ik het eerste weekend bezig was al de lijstjes in te vullen van het Getting Things Done systeem.

Wat ik dan doe is observeren waarom het systeem nou zo goed werkt. Volgens mij werkt Getting Things Done zo goed omdat het je drie keer in de flow brengt. (1) Als je al je ideeën en gedachten opschrijft (2) als je de ideeën en gedachten volgens de Getting Things Done manier verwerkt en (3) als je de activiteiten dan ook uitvoert.

Meestal zijn er ook grenzen van wat werkt. Lijstjes zijn lekker in het begin, omdat je hoofd dan leeg is, omdat checklist-1643781_640alles op het lijstje staat. Maar, als ik de lijst zomaar laat liggen dan blijkt de lijst te transformeren in “alles-wat-ik-van-mijzelf-verwacht-en-dan-het-liefst-gisteren”. Getting Things Done verandert die verwachting trouwens door ze bij te stellen, je moet alleen naar de lijsten kijken. Je hoeft ze niet uit te voeren.

Dus op die manier ben ik ooit aan het avontuur van timemanagement begonnen. Ik las het boek van Getting Things Done en was meteen heel enthousiast. Door zoveel enthousiasme had ik eigenlijk geen keus. Ik ben begonnen met te doen wat in dat boek stond en te kijken: waarom en wanneer werkt het nou voor mij. En: waarom en wanneer werkt het nou niet voor mij?

Een van de dingen die voor mij dus werkt, is het bekijken van Heel Holland Bakt. Iedere zondag weer. Gewoon lekker ontspannend.

 


Ik ben benieuwd, wat jij geleerd hebt over de omgang met jezelf en je tijd? Welke dingen werken voor jou wel of niet? Als je wilt kun je ook graag iets noemen wat niet voor je werkt, en dan laat ik je weten in hoeverre ik het probleem herken en wat mijn manieren zijn om er mee verder te gaan.